日程変更のお願いです、というメールに、新しい日時だけが書いてある。元の予定がいつだったかは受信者が調べる。予定を動かした側が、確認の仕事まで動かしてしまった。
私は変更そのものを責めたいわけではない。ただし、こちらの都合で一つ動かすなら、相手に何が変わったか分かる形にするぐらいは必要だと思う。
日程変更メールに必要な情報
元の日時、変更のお願いとお詫び、簡潔な理由、新しい候補、返信してほしい点を示す。
- 件名で対象の打ち合わせと変更相談だと分かるようにする。
- 現在決まっている日時を本文に書く。
- 事情は必要な範囲にとどめ、個人情報や内部事情を詳しく書きすぎない。
- 候補日時と所要時間、対面・オンラインなどの条件を示す。
予定の変更に文学的な長い前置きはいらない。お詫びを三段落読むうちに、何の会議か分からなくなるのでは相手が困る。
変更をお願いするメールの例
確定した新日程の通知ではなく、相手の都合を伺う相談として書く。
件名：11月30日打ち合わせの日時変更のご相談
11月30日10時から予定しております打ち合わせについて、弊社の都合により変更をご相談したく、ご連絡いたしました。ご調整いただいたところ申し訳ございません。
12月1日10時〜11時、または12月2日14時〜15時で、ご都合はいかがでしょうか。難しい場合は、ほかの候補も調整いたします。
日時と用件は説明用の架空例。変更で不利益や追加負担が発生する場合は、その対応も担当者と確認する。
候補を送っただけで予定表を新しい日へ動かす人がいる。依頼と決定の区別がなくなっている。自分の都合に自分で返事をしてはいけない。
直前の変更は届いたかも確かめる
開催直前など確認が間に合わないおそれがある場合は、電話など適切な方法も使って到達を確認する。
相手が普段確認する手段や緊急時の連絡ルールに合わせる。メールを送っただけで元の予定が消えたとは考えない。キャンセル料や会場、移動の手配などがある場合は、関係者と対応を調整する。
1983年の日本シリーズ第3戦は、九回裏に四対四で巨人の攻撃を迎えた。二死、走者なしまで進んでも終わらず、そこから四本続けて安打が出て、中畑の一打で巨人がサヨナラ勝ちした。
一つ取れば済む所から、試合の並びが変わったのである。私は、新しい日時を書いて送ったから予定も移ったという上司へ、最後の一つを誰が確認したかを聞きたい。先に閉じたい気持ちまで、相手へ承認させるわけにはいかない。
予定も同じで、送ったのだから済んだ、ではまだ足りない。私は、終わったと思いたい時ほど、相手側で何が確定したかを見たい。
了承後は新旧の予定を整理する
変更の了承を得たら、新日時と方法をまとめ直し、関係する招待・会場予約も更新する。
- 新日時を復唱してお礼を伝える。
- 古い招待と新しい招待が並んで残らないよう確認する。
- 参加者・場所・接続URLの変更有無を確認する。
- 変更に伴う準備や締め切りも共有する。
カレンダーに新旧二つ残っていて、どちらも出席者がいる。調整したはずが会議を増産してしまうのだ。最後の片づけまで含めて変更である。
まとめ
日程変更は、元の予定を示して相談し、相手の了承を得てから新日時を確定する。直前なら到達確認と手配の更新も必要である。
九回二死、走者なしから、四連打で試合は終わった。西武の側が先に帰るつもりになっても、最後のアウトの代わりにはならない。私は、日程変更も送った側の都合で決着した欄へ置かない。
候補と確定は分けて知らせればよい。ただ、昔からその会合を支えた者へは、一覧の更新より先に説明する。空いている時刻へ全員を動かせたから、関係の順序まで片づいたという仕事は取らない。
先輩が前の日程で何を用意していたかの話は、管理職の方で聞く。若い調整係へ同じお詫びを書き直させる必要はない。時間をずらす仕事が速くなった分、上司が昔の段取りを聞く時間を増やせばよい。
カレンダーの古い枠は消せる。そこへ先に座るはずだった人間の顔まで消えたことにはならない。私は、変更完了の印を押す前に、その一席がどう扱われたかを残す。
