初めてメールを送るのに、お世話になっておりますで三行悩む。ようやく本文に入ると、誰なのかが書いていない。挨拶は立派だが、玄関の名札がないのである。
私は、初対面の文章に愛想を詰め込みすぎる必要はないと思う。ただし、こちらが誰で、なぜ相手に連絡したかぐらいは、相手の推理力に任せてはいけない。
初回メールで必要な四つの情報
所属と氏名、連絡した接点、用件、相手に頼みたい行動を短く示す。
- 宛名は分かる範囲の正式な会社名・部署・氏名で確認する。
- 本文でも会社名と氏名を名乗る。
- 紹介・名刺交換・問い合わせ窓口など、連絡に至った経緯を書く。
- 質問なのか、資料提供なのか、面談の相談なのかを明確にする。
送信者欄に名前が出ているから名乗らないというのは、ユニホームに背番号があるから自己紹介は不要だと言うようなものだ。相手はまだこちらの選手名鑑を持っていない。
紹介を受けて連絡するときの文例
紹介者と相談内容を示し、面談などは相手の了承を得てから決める。
件名：備品管理についてのご相談（青葉商事・山田）
若葉株式会社 佐藤様
初めてご連絡いたします。青葉商事の山田と申します。
弊社の田中より、備品管理のご担当と伺い、ご連絡いたしました。
管理方法の見直しについて、情報交換をご相談できればと考えております。まずはご対応の可否をお知らせいただけますと幸いです。
会社名・人物・用件は説明用の架空例。紹介者が連絡先の共有や名前の使用を了承しているかも確認する。
紹介されたことと、相手が承諾したことは別である。顔をつないだだけなのに、もう会議室を予約する人がいる。人脈ではない。早とちりである。
面識がない相手には接点を作り話にしない
公開窓口など連絡先を知った経緯と、相手に関係する用件を正直に書く。
貴社Webサイトの法人向けお問い合わせ窓口を拝見し、連絡いたしました。掲載されている研修サービスについて、対象人数と実施形態を確認したく存じます。
以前お会いしたような書き方や、了承のない紹介者名の使用は避ける。営業連絡は宛先の受付方針・社内規定・適用されるルールに従う。
私が現役を退くとき、長嶋が挨拶へ来て、ハチミツを渡した。私の好物だと聞いて選んだというのだが、私にはそう言った覚えがない。好きでも嫌いでもなかったが、持ってきた物はありがたく受け取った。
贈り物の名前と、私の好みの記録は合っていなかった。それでも、長嶋が自分で挨拶へ来たことは残ったのである。私は、初めての一通で相手をよく知るふりをする係より、その前に誰へ筋を通したかを見たい。
私は、好物の説明が違ったことまで消す気はない。それでも、長嶋が来たことと、来ない者の代わりに物だけ届いたことを、同じ記録にはしない。最初に誰が顔を出したかは、その後にも残す。
返事がないときは条件と宛先を見直す
返信が必要な点が明確か、宛先が適切か、相手の受付方針に合うかを先に確認する。
- 質問を一つか二つに絞り、答える範囲を示す。
- 期限があるなら理由も添える。勝手な至急指定にしない。
- 添付は必要最小限にし、不審なリンクや大容量ファイルを突然送らない。
- 断られた連絡先へ繰り返し送らない。
長文の熱意を送ったから、同じ熱量の返事が来るとは限らない。自分で太鼓をたたいて、自分の入場を待っているだけの場合もある。最初の一通ぐらい、相手が答えられる形にしておけばよい。
まとめ
初回メールは、名乗りと接点を示し、用件と頼みたい行動を絞ると伝わりやすい。
長嶋のハチミツは、私の好物という説明こそ違っていたが、退くときに本人が来て渡した。その順序まで、品物の取り違えと一緒に片づける気はない。私はそこに、人へ最初に物を出す時の重みを見る。
初回メールは名乗りと用件を短くすればよい。ただ、名前を一行入れたから、もう古い付き合いの者と同じ近さで話せるわけではない。会った順番はメールの送信速度で追い越せないのである。
新しい担当者には、先輩から誰を紹介されたかを先に覚えてもらう。用件を言う前に長い自己紹介を重ねる必要はないが、紹介してくれた者の名前まで短くするのは違う。最初の一通ほど、そこには場所を取ってよい。
返事が来ても、その日のうちに馴染みの人間になったとは数えない。長嶋がわざわざ来た挨拶と同じ欄へ、一度送信しただけの実績を並べる。私は、その名簿の方から書き直してもらいたい。
