返事の手間を取らせまいとして、文末に返信不要と添える。すると翌日、あの件は了承してもらえたのかと心配になる。要らないと言った物を、送り手だけが待っている。
私は、用件のない往復を減らすことに反対しない。ただし、相手に決めてもらうことまで省いて、自分だけ話を終えた顔をするのは感心しない。
回答も承認も要らない連絡に使う
返信不要は、情報共有やお礼など、相手の回答を必要としない場面で使う。
出欠・日程・内容の承認・受領確認を求めるなら、その回答を依頼する。『問題がなければ返信不要』だけで、重要な承認を自動成立させない。職場や取引先の合意した連絡ルールも確かめる。
西武で選手に課題を答えさせた際、田淵には私から前もって答えを伝えた。皆の前で問われると分かってから、初めて考え始めさせる順にはしなかった。ベテランの面目を保ったうえで、課題の場へ出てもらったのである。
返す言葉がすでに分かっていても、知らせる手間をなくしてよいとは考えなかった。私は、返事で結果が変わらない相手は連絡から省くという係に、その配り方から覚えてもらいたい。
私は、相手が動かないなら連絡は不要という考えを好まない。先輩の返事が用件を変えなくても、知らせる順序には意味がある。便利な仕組みほど、その手間から削ろうとする。
理由を添え、連絡の余地は残す
共有の目的を明示し、返信の負担を求めないことを短く添える。
文例：『本日の作業完了を共有します。ご確認のお返事には及びません。内容に不明点がありましたらお知らせください。』完了が未確認なら、この文例で断定しない。状況に合う表現へ変える。
丁寧な言葉を増やして、返信不要の一言だけ強く見せる文章もある。気を遣ったのは語尾で、相手が何をすればよいかは置き去りである。
私は長い前置きより、何の連絡かを先に見る。ただし、年長者へ知らせる一行まで、効率の名で落とすのは違う。用件を短くするのと、相手との関係を短くするのは別である。
受け取った側は、残る質問や支障を見る
返信不要でも質問・認識違い・支障があれば、必要な点を返す。
純粋な共有なら返信を省けるが、内容に対応が必要なら連絡する。お礼を一言返すこと自体が禁止という意味ではない。形式的に返すかより、伝える必要が残っているかを優先する。
返信で答えをもらう用事がなくても、先に知らせる手間まで不要になるとは限らない。田淵には、皆の前で答える言葉があるよう、私が先に伝えておいた。用件が分かっている人間への連絡を、一律に重複と数える気にはならない。
私は、返信を省ける相手と、挨拶を省いてよい相手を同じ名簿にしたくない。返事の用件がなくても、古くからの関係には一言を残す。それを無駄だと判定する若手には、まだ担当させる仕事が早い。
返答を待つなら、返信不要を外す
結論が相手の回答で変わるなら、返信内容と期限を明確に依頼する。
文例：『会議室を変更して差し支えないか、明日15時までにご返信いただけますでしょうか。』一通に共有と依頼が混在する場合は、必要な回答だけを指定する。
返事は不要と書いて、上司から返事がないと不満になる。文面では相手を自由にし、頭の中では礼を求める。私は、少なくとも自分が待っている物の名前は知っておきたい。
先輩への一言を大事にするなら、最初からそういう関係として扱えばよい。不要という言葉を使ってまで、気配りを試験する必要はない。試験する立場は、教えた側だけで十分である。
まとめ
返信不要は回答を必要としない共有に使い、承認や出欠は別に求める。不明点への連絡は妨げない。
田淵には、答えさせる前に答えを知らせた。結果が分かっているのなら一往復余分だと計算する人もいるであろう。私は、その余分を削ってからベテランを立たせる気にはならない。
返信不要という一行は、用件のない往復を減らすために置けばよい。ただし、知らせるべき先輩へ先に通したかどうかは別の帳面で見る。一斉送信の最後に名前が入っていれば、順番も済んだという考えは取らない。
若い者へは、返事を求めない用件はそのまま終えてよい。上司には、先輩へどう説明したかを残してもらう。同じ一通でも、担当する礼まで同じ長さになる必要はない。
返事を不要にしたからといって、先に世話をした人間の席が空いたわけではない。私はその席を、返信数がゼロだからという理由で次の担当者へ渡すつもりはない。
