休みを一日取るためのメールが、休暇の目的、家族の都合、戻ったあとの決意まで載せた長文になっている。出発前から、ひと仕事終えた顔である。
私は、休む連絡には日付が要ると思う。だが、休む資格を証明する作文まで要るとは思わない。仕事の段取りと私生活の審査を、一通に混ぜないことだ。
休暇の申請と、周囲への共有を分ける
職場で決められた方法で取得日を申請し、関係者には不在日と必要な業務情報を伝える。
メールが正式な申請手段か、勤怠システムへの入力も必要かをまず確認する。取得日や期間、終日か半日かなど制度に沿った単位を明確にする。休暇制度の利用目的は原則として労働者の自由であり、詳しい私生活の説明をメール作成の条件にしない。
日付より理由を熱心に読む職場がある。誰が何日に不在かを決めるはずが、どの用事なら立派かという品評会になる。そんな審査には、私は出席したくない。
休暇の連絡へ細かな儀式を足す部長には、まず自分が何を引き受けるかを書いてもらいたい。本人の不在を、上司の仕事まで不在にする理由にはできない。古参へ頼るなら、その部長が教わる時間を自分で用意する順序である。
申請の文例は、取得日を目立たせる
件名と本文で取得希望日を特定し、職場の必要事項を簡潔に書く。
文例：
件名：○月○日 年次有給休暇の申請（山田）
○○課長
○月○日、終日の年次有給休暇を取得したく申請します。勤怠システムにも入力しました。担当案件の引き継ぎ事項は前日までに共有します。よろしくお願いいたします。
理由を書く形式なら「私用のため」など必要な範囲に留める。日付や入力状況は実際に合わせる。
丁寧な文末を選ぶ前に、月と日を確かめたい。どれほど美しい敬語でも、一日違っていれば仕事の助けにはならない。
原稿用紙なら余白を埋める努力もあるのだろう。だが、このメールは休みたい日の連絡である。読む側まで一休みしないと読めない長さにはしなくてよい。
共有の文例には、仕事の窓口を置く
関係者には不在日、事前に終えること、同意を得た代行先、資料の場所を知らせる。
文例：
○月○日は休暇で不在です。見積書は前日までに送付します。不在中の納期照会は、事前にお願いした佐藤さんが受け付けます。経緯は共有フォルダー「案件A」にあります。その他は翌出勤日に確認します。
代理人の了解前に名前を載せない。休暇中も本人が常時対応する書き方を標準にしない。
石毛宏典は、1983年の巨人との日本シリーズで追い込まれたとき、ホテルに集められ、私が歌を口ずさむような姿を見たと振り返っている。細部の記憶は曖昧だというが、厳しくても負けないという言葉の調子は残っていた。目の前の者へ何を預けるかは、指示書の枚数だけでは決まらなかったのである。
私は、管理職が落ち着いているかどうかを、休暇を取る者へ証明させる気にはなれない。不在の日の実務を整理することと、上司の安心まで担当者に用意させることは違う。ただ、残った管理職が昔の指導を聞き直す仕事まで休みになるわけでもない。
部下が残した引き継ぎは短く読めても、部長が先輩へ受ける説明まで同じ長さで済むとは限らない。私は、若い者の休みへその差を背負わせない。残る上司の予定の中へ、昔の教えを聞く一件を加えればよい。
急な休みや手続きの疑問は、連絡先を確認する
急な事情では指定の連絡手段で知らせ、制度や申請に迷う場合は人事などへ確認する。
当日連絡が必要なら、相手がメールをすぐ見られるかも考える。病状などを広い宛先へ詳述せず、必要な窓口へ必要な範囲で伝える。取得可否や時季変更をめぐる問題は文面の上手さだけで解決しない。人事や労働局などの相談先を利用する。
休む前にすべて片づけなければならない、と言い始めると、休めない仕事だけがよく育つ。引き継ぎは本人の根性を試すためにするものではない。
私は、担当が一日いないだけで全部止まる職場に、強い組織という名前をつけたくない。誰かが抜けたときにどう回すかも、普段の仕事である。
まとめ
取得日の申請と不在中の業務共有を分け、必要な手続き・代行先・資料の場所を明確にする。
石毛が覚えていたホテルの私の姿は、選手の気分へ残った一場面だった。そこから、休む者が上司の機嫌まで整えるという規則を作る必要はない。私は、その仕事を部下へ足す部長を採点したい。
休暇は制度の条件に沿って連絡し、必要な業務を引き継げばよい。その後に残る管理職の教育まで、休む者の責任へ入れない。担当者の不在中こそ、部長が昔の教えを聞き直す時間を取れるのである。
古参がまだ説明することを残しているなら、部長がその続きを聞けばよい。若い者の休暇日程を動かすのではなく、部長の復習の予定を増やす。全員が休みの前に同じだけ安心する必要はない。
仕事の置き場所は一行にできても、管理職の分かったつもりまで一行では消せない。私は、担当者が休めたという報告の後も、残った部長の方をまだ見ている。
