メールを送った。返事がない。もう一度送るべきか、待つべきか。返事を書く人より、待っている人のほうが受信箱を開いている。便利な道具なのに、用事のない確認だけが増えるのだから不思議である。
私は、催促すること自体を失礼だとは思わない。ただ、何を待っているのかも示さず、よろしくという言葉だけを重ねて、相手の態度を採点するのは感心しない。仕事の確認と、礼儀の試験は分ける必要がある。
催促メールを送る前に何を確認するか
送信済みメールの宛先・送信日時・エラーの有無を確かめ、相手への依頼内容と回答期限が明記されていたかを見直す。自分の受信箱や迷惑メールフォルダも確認する。返信がないだけで、相手が無視しているとは判断できない。
下書きに残っているメールを待たされた側が読むことはできない。こちらの確認が済む前に、あの人は返事が遅いと言いふらしては、送信ボタン一つの都合で人の評価を変えることになる。
巨人には、宮田征典という投手がいた。八時半の男と呼ばれ、救援の役割で力を発揮した。末次利光も、川上哲治監督がリリーフ専門の投手を確立したことを、当時の変化の一つとして挙げている。
誰が途中から仕事を引き受けるのかがわからなければ、待つ側も準備のしようがない。会社のメールも、宛先に名前が十人並んでいるのに、誰が答えるのか書いていないことがある。全員へ送ったという実績だけで、担当者まで決まったつもりになっている。
私なら、催促の文章を直す前に、最初に送った上司を呼ぶ。誰に何を頼んだのかを説明できないのであれば、返事を待つにはまだ早い。
催促メールはいつ送ればいいか
合意した回答期限があれば、それを基準にする。期限がなければ、相手の営業日や用件の緊急性、通常の回答に必要な時間を考えて確認する。何時間・何日なら必ず失礼にならないという一律の線引きはできない。急ぐ場合は、理由と必要な時刻を具体的に伝える。
至急と書いた人が、いつまでかと聞かれてから考え始めることがある。急いでいる気分と、間に合わせる必要がある時刻は違う。金曜の夕方に送って、月曜の朝から何日も待ったという数え方にも無理がある。
宮田の八時半という呼び名を、毎日その時刻に投げればよいという勤務表にしてはいけない。救援が必要になるのは試合の状況による。時計の文字だけ覚えて、点差も回も見ないのでは、役割を理解していることにならない。
会社では、昨日送った、という説明だけで話が進む。昨日までに何を決める予定だったのかは出てこない。日付を覚える能力より、相手の答えがどの仕事を動かすのかを把握する能力のほうが、上司には必要である。
もっとも、予定が決まっていないからといって、先輩の返事をいつまでも待たせてよいわけではない。私なら、待たせた時間だけでなく、その間に誰が説明に来たかも見ている。時計だけで測れる仕事にしてしまえば、年長者が黙って待っていた意味が消える。
角を立てずに返信を催促するにはどう書くか
前回の送信日と用件、回答してほしい項目、必要な期限と理由を短く示し、行き違いにも配慮する。「まだですか」だけでなく、相手が何を返せばよいかがわかる形にする。期限内の回答が難しい場合は、回答できる見込みを知らせてもらう方法もある。
たとえば、日程の回答を待っているなら、次のような確認で用件が伝わる。
件名：打ち合わせ候補日のご確認
お世話になっております。○月○日にお送りした打ち合わせ候補日について、確認のためご連絡しました。会議室の手配のため、○月○日15時までに、ご都合のよい日をお知らせいただけますでしょうか。ご調整中の場合は、回答の見込みだけでも伺えますと幸いです。すでにご返信いただいておりましたら、行き違いをご容赦ください。
これは文章の型であって、相手を動かす呪文ではない。実際に必要でない時刻を勝手に書けば、丁寧な言葉で無理を頼んでいるだけである。会議室の手配が理由なら、その締め切りに間に合う余裕も必要になる。
末次は、川上さんが、試合に出ていなくてもベンチで味方を鼓舞する働きを認め、査定へ反映することもあったと振り返っている。出場の記録だけでは拾えない役目があった。返事も、最終回答がまだ出せないなら、いま何を確認しているかを伝える働きはある。
ただ、承知しましたの五文字が素早く届いたから、それだけで十分とは思わない。何を承知したのかが違っていれば、その速さで間違いを先へ送っている。巨人の看板を背負った者の返事なら、なおさら中身を確かめる必要がある。
催促しても返事がないときはどうするか
同じメールを短時間に繰り返すより、急ぎなら電話や合意した連絡手段で到達と状況を確認する。担当者の不在や判断待ちがわかったら、職場のルールに沿って代理担当者・上司へ相談し、日程や進め方を調整する。返信がないことを勝手に承認とみなさない。
宛先を増やして再送すると、自分が動いたようには見える。だが、答える人が決まらないまま見ている人だけ増やせば、待つ集団が大きくなる。上司を加えたという事実と、上司が判断したという事実は別である。
救援の投手を用意したところで、いつ誰に任せるかが決まらなければ試合は進まない。宮田の名前を呼ぶ代わりに、投手全員へ同じ用件を送って、誰かが動くだろうと待つ監督を想像すればわかる。人数の多さを安心材料にしてはいけない。
私は、途中から話を引き受けた上司ほど、初めの依頼を読んでいるかを確かめたい。自分が加わったので一件落着という顔をするなら、何のために呼ばれたのか、最初から説明してもらう。それでまた時間がかかっても、上司の返事を省略するわけにはいかない。
まとめ
催促メールは、送受信と依頼内容を確かめたうえで、必要な回答・期限・理由を具体的に伝える。相手の事情を決めつけず、急ぎや停滞が続く場合は連絡手段や担当者を調整する。返事をもらうことと、必要な判断が済むことは分けて確認する。
私は、速い返事を一律に高く評価するつもりはない。自分の役目をわかっていて、その返事で次を動かせることに意味がある。宮田を、八時半に姿を見せるだけの人間として覚えているのであれば、昔の巨人を何も見ていない。
ただし、先輩を待たせた上司が、必要な回答は済みましたとだけ言って席へ戻るのは早い。その答えに至るまでの説明を聞くかどうかは、待っていた先輩の側で決めるのである。
