一枚に入らないので余白を狭くする。それでも入らないので字も小さくする。ついに一枚へ収まったが、読む人の目だけが収まらない仕事を引き受けた。
私は、紙を一枚減らすことに反対ではない。ただ、紙の節約が読む側の苦労へ転換されただけなら、あまり立派な改善とは思わない。
Wordの余白を変更する基本手順
レイアウトタブの「余白」から既定の設定を選ぶか、「ユーザー設定の余白」で上下左右を指定する。
- 文書の用紙サイズと向きを確認する。
- 「レイアウト」から「余白」を開く。
- 標準などの設定を選ぶか、ユーザー設定で数値を調整する。
- 文書全体など、適用する範囲を確かめる。
- 改ページや表の位置を確認する。
ここではデスクトップ版Wordの基本操作を扱う。版や文書の構成によって表示や適用範囲が異なる。
まず紙の大きさを確かめる。それだけのことを飛ばして、余白の数字だけ小さくしてしまう。試合会場も確かめずに守備位置を決めるようなものである。
余白と段落の字下げを混同しない
紙の端から本文までの余白と、段落ごとのインデント・行間は別々に確認する。
一段落だけ右へ寄っているならインデント、行と行の間なら行間や段落前後の設定が原因かもしれない。文書全体の余白を変更する前に、どこが狭いのかを見分ける。空白文字を大量に足して位置を合わせない。
全体の問題と思って全ページを動かしたら、ずれていたのは一つの段落だけだった。私は、大きく動かした仕事ほど偉いとは考えない。小さい原因へ小さく手を入れた方が、戻す場所も少ない。
印刷の端まで使えるとは限らない
プリンターの印刷可能範囲と用紙設定を確認し、余白をゼロにすれば端まで印刷できるとは考えない。
用紙サイズ・向き・倍率を確認し、印刷プレビューで本文やページ番号が切れていないかを見る。フチなし印刷の可否や条件は機種による。必要なら一部を試し刷りし、PDFにした場合も出力結果を確認する。
松井と高橋は、同じ左打席でも位置が違った。松井が捕手寄りなのに対し、高橋は投手へ近い所へ立ったという。松井には、距離で不利に見える所でも変化球を捉える高橋の強さが、印象に残っていた。
高橋は、外野フェンスへ近づけることと、前へ立つ方がグラウンドを広く見られることを説明した。空いた所へ詰めれば同じ、という話ではない。そこへ立った本人が説明して、初めて松井にも分かる部分があった。
紙の端まで詰めたから内容が前へ進むわけでもない。私は、余った場所を見るとすぐ埋めたがる人には、少し待ってもらいたい。
一枚にする前に、残す内容を選ぶ
余白や文字サイズだけで無理に詰めず、重複した説明や構成を見直す。
- 読む人に必要な結論と条件を先に残す。
- 同じ説明の繰り返しを整理する。
- 図表の幅や見出しの改ページも確認する。
- 提出先の様式指定があれば、勝手に変えない。
一枚へ収める最後の工夫が、いつも先輩の説明を小さい字へすることになっている。私は、その係の改善を大きくは扱わない。残したい文字を決めた者の判断まで、余白の数字で縮める話ではない。
まとめ
Wordの余白はレイアウトから調整し、用紙・適用範囲・印刷結果を確認する。段落設定と分け、詰め込みすぎを避ける。
松井には不利に見えた位置に、高橋自身の見え方の理由があった。私は、紙の端に空いた所を見て、まだ使っていないと判定する係に、その話を聞かせたい。空いた幅にも、先に置いた人の目が残っている。
余白は読みやすさと印刷条件へ合わせればよい。ただ、新しい様式を作った者が、前の資料を読み慣れた先輩の見方まで狭める必要はない。一枚へ収まったことは、相手の読む場所を自由に決める権利ではない。
説明が長くなれば紙を足せばよい。管理職の報告を短くするため、昔の経緯を知る者へ目を細めてもらうのは順序が違う。若い記録係の頁数を減らしたいなら、上司が別に続きを聞く。
私は、空いた場所へ新しい文章を詰める前に、誰のために残していた幅かを確かめる。文字が一つ入るからという理由だけで、古い読み手の席を一字分ずつ削るつもりはない。
