同じ名前が二つあるので、一つ消した。ところが別の人だった。表はすっきりし、実態だけが欠けた。行が減ると整理が進んだと思うのは、人間の悪い癖である。
私は、同じ物を何度も数えるのは好きではない。ただし、何を同じと呼ぶかも決めず、機能へ判定を預けるのはもっと好まない。
元の表を残し、同じとみなす条件を決める
削除前に元表をコピーし、氏名だけかIDなど複数列の組か、判定条件を決める。
同姓同名、同じ商品を別日に注文した記録などは、同じ文字でも別データの場合がある。業務上必要な履歴を消さない。まず条件付き書式で重複候補を見てから、削除が必要か判断する方法もある。
松井が2003年にヤンキースへ移ったとき、苦しんだのは、日本では見なかったような外角へ落ちる球だった。得意なはずの外角でも、同じ打ち方が通らず、ゴロが増えたと振り返っている。失敗という一行へ入れれば、巨人で内角を攻められた時と同じ凡退になる。
だが、松井はそこでも全部を本塁打にしようとせず、左方向へ強い打球を出す狙いへ変えた。できない球をいったん見分け、その後には対応できる範囲も広がったという。同じ打てなかったという記録でも、その前に待っていた球と、その後に変えた狙いは同じではなかった。
私は、この二つの凡退を同じ文字だからと一件へ畳む係には、表を任せたくない。松井が自分で分けた仕事を、あとから行を減らす者の都合で元へ戻している。整理の機能を覚えたばかりの者が、打席を重ねた人間の記録を短く採点する席へ着くのは早い。
同じ失敗が二つあるから一つにするという係には、私は記録を任せたくない。二度目に何を教わっていたかが残らなくなる。消してきれいになった表ほど、指導する側に都合がよいことがある。
表の範囲を選び、重複の削除を開く
Excelの対象範囲を確認して「データ」→「重複の削除」を選ぶ。
主にWindows版Microsoft 365・Excel 2024等を想定する。見出しの扱いと対象範囲を確かめる。関連する列が範囲の外へ置き去りにならないようにし、アウトラインや小計がある表は公式案内に従って先に扱いを確認する。
範囲を選ぶ仕事は地味だが、私は結果の件数よりそこを見る。何を一緒の記録として残すかが、最初に決まるからである。
巨人の松井が残した失敗の見方を、数字の列だけ見て真似することはできない。打席の結果を一つ消しても、その時の相手や考えまで同じにはならない。
チェックする列は、削除する列でなく判定する列
複数列を選ぶと、その組み合わせで重複を判定する。該当する記録は選んだ範囲の行単位で整理される。
名前だけを判定列にすると、名前以外の情報が違っても削除対象になる場合がある。IDと日付など、目的に合う列を指定する。「名前の文字だけ消える」機能とは考えない。
ここを間違えてから、パソコンが勝手に消したと言う。だが、どの列を見れば同じかと教えたのは持ち主である。自分が選んだ範囲だけ、機械の責任にするのは見事な切り分けだ。
私は、規則を作った者の記録を先に残す。入力した若手だけに責任を寄せる表なら、その表を消す前に、上で判定した名前を一列足したいくらいである。
残った最初の行と、削除件数を確認する
削除後は件数だけでなく、残したかった行が残ったかを元表と照合する。
同一条件の最初の出現が保持されるため、最新版や最重要行が自動で選ばれるとは限らない。必要な行の選び方を先に決め、結果が違う場合は直後に元に戻すか、保存した原本からやり直す。
新しい行だけが正しいとも、古い行だけが正しいとも、表は判断しない。私は、最初に置いた一行に理由があるかを聞く。年数を見て捨てる人間には、昔の記録もただの古い数字である。
失敗を残して次へ生かす松井の話に感心しながら、自分の表では都合の悪い行を消してしまう。そういう上司は、野球の話を聞く姿勢だけはよいのであろう。
まとめ
重複削除は元表を残し、同一とみなす列と残す行の条件を決め、削除後を照合して使う。
外角へ落ちる球に苦しんだ松井は、左方向へ強く打つ狙いを置いた。同じ凡退の一行でも、相手と狙いが変わっていた。私は、結果の文字が重なったことを理由に、その違いを先に教わった者の席まで消すつもりはない。
重複の行は、基準を決めて処理すればよい。ただし、古い一行を消す前に、それを置いた者へ理由を聞く時間は残す。新しいデータの持ち主が、表を持ってきた日から古い判断の責任者になったわけではない。
その説明が長ければ、削除の予定を後へ動かす。表の行が一つ余分に残っても、先輩から教わった経緯を入れ直す方が、私は大事だと思う。作業が速い者には、待つ仕事も覚えてもらえばよい。
消した後の件数は機能が出せる。消さずにおいた一行の重みは、前から見ていた人間が決める。私は、そこまで自動で小さくした表を、完成とは呼ぶ気になれない。
