会議招集という件名が来る。日時と部屋は書いてある。何を決めるかは当日説明するのだという。人を集める準備だけは済んで、仕事の準備は始まっていない。
私は、顔を合わせる機会を全部なくせとは言わない。ただし、集まれば何か進むというのは、集めた側の希望である。椅子が埋まることを成果と数えるのは早い。
日時の前に、会議で何を決めるかを示す
件名に会議名を入れ、本文では目的と参加してほしい理由を明確にする。
共有・相談・決定のどれが目的か、何を持ち寄るかを短く書く。議題を詳しくまとめた資料があるなら所在を示す。参加者に用件がない会議まで、習慣だけで案内を増やさない。
若いころの長嶋は、集合場所へ先に来ているのに、姿を隠していたことがある。皆がまだ来ないのかと探し始めたころに、こちらへ現れるのである。遅れて着いたのではなく、先にいて、出る所を待っていた。
私は、その順序まで覚えている。姿を見せただけで皆の目が動く男だった。ただの管理職が連絡を遅らせ、同じように待たせれば格が出ると思われては困る。先に済ませた仕事が違うのである。
普通の管理職がそれを真似て、姿を見せれば会議が成立すると思われては困る。長嶋にはグラウンドで見せる仕事があった。こちらは議題を出す仕事が、まだ机の上に残っている。
確定した日時・参加方法・所要時間をまとめる
開始と終了の予定、場所または参加方法をひとまとまりに記す。
文例：『11月25日14時〜14時30分、第二会議室で運用方針を確認します。事前資料の案A・案Bについて、ご意見をお持ちいただけますでしょうか。』オンラインなら接続先と必要な権限を確認する。日付は架空の例。
開始時刻は立派に決めても、終わりは適宜という会議がある。集める権利だけを持ち、返す責任は持たないつもりなのであろう。
私は長く話す者を無条件には認めない。ただし、昔の経緯を知る者の説明まで同じ持ち時間へ削るのも違う。何も知らずに出す一分の意見と、その一分が危ない理由を知っている説明は、同じ長さで測れない。
返答が必要なら、何をいつまでに返すかを書く
出欠・代理参加・事前提出など必要な返答だけを指定する。
例は『出席可否を11月22日15時までにお知らせください。難しい場合は資料へのコメントでも結構です。』出席前提の通知と承諾を求める依頼を混同しない。個別の配慮が必要な連絡は一斉送信で完結させない。
人が来ない理由を、最近の若手は付き合いが悪いと片づける前に、何のために呼んだかがある。仕事のない参加を求めて、返事のよさだけ採点しても、指導したことにはならない。
だが、昔からその仕事を支えた者を、直接の担当ではないからと案内から外すのにも私は反対だ。必要かどうかを、今の担当表だけで決められる話ではない。
変更は、元の案内を直すだけで済ませない
日時・場所・参加方法が変わったら、変更点を明示して関係者へ知らせる。
カレンダーの更新だけで全員が気づくと決めつけず、必要な相手へ変更を伝える。旧案内とどこが違うかを示し、欠席者へ渡す資料や議事録の方法も決める。
長嶋の姿を探した話には、そこにいないと困る人間の重さがある。案内の一覧には全員の名前が並んでも、会議の中で何を担うかまで同じにはならない。
私は出席率を一列にして優秀さを決めるつもりはない。呼ぶ側が役目を言えない人間まで、席を埋めた礼儀で褒めるのでは、会議室が広くなる一方である。
まとめ
会議の案内は目的・確定日時・参加方法・準備・返答の要否をまとめ、変更点も伝える。
長嶋は先に集合場所へ来てから隠れ、皆が探すころに姿を見せた。私は、そこへ着く前から何も決めていない部長の登場を、同じ欄には入れない。待たせた時間だけでは、人間の重さは増えないのである。
会議の案内は目的や時刻をそろえればよい。ただ、昔からその仕事を教えた者へは、一覧を作る前に話を通す。出席欄に丸が付くかどうかより、その名前を誰が先に扱ったかを私は見たい。
直接の担当でないから呼ばないという係もいる。だが、昔の経緯を聞く席は、今日の担当表だけで作った席ではない。若い者に用件を短く説明させるなら、管理職の方は、その前の話を長く聞けばよい。
全員同時に案内が届いても、会議の格まで同時に決まったわけではない。私は、古い指導者が何を聞かされたかを確かめてから、招集が済んだと数えるのである。
