会社名には御中、担当者には様。知っているつもりでも、一つの宛名に両方つけてしまう。敬意を二重にすれば、届く相手まで明確になるわけではない。
私は、形式を覚えることを軽くは見ない。ただ、文字を足せば礼が厚くなると考える者は、相手の名前より自分の丁寧さを眺めている。
組織宛ては御中、個人宛ては様
会社・部署など組織へ送るなら御中、名前の分かる個人へ送るなら様を使う。同じ宛先に御中と様は重ねず、最終的に誰へ届ける文書かで決める。
架空の例なら「青葉商事株式会社 総務部 御中」、個人なら「青葉商事株式会社 総務部 青葉一郎 様」。役職を記す場合は氏名の前へ置けば整理しやすい。
三井康浩は、長嶋茂雄がスタッフを呼ぶ名の変化を覚えていた。初めは先生、そこから君付けになり、呼び捨て、さらにあだ名へ進むという。最初から誰にでも近い呼び方を配るのでなく、関係の中で呼び方が変わっていた。
私は、敬称を一斉に外せば職場が若返るという部長へ、長嶋の最後の呼び方だけを真似させる気にはなれない。そこへ至る間を省けば、距離が縮んだのでなく、呼ぶ側が勝手に一歩出ただけである。
呼び方だけを切り取れば、だんだん礼が薄くなったようにも見える。だが、同じ仕事をそばで続けた時間がある。名簿へ様を一文字足しただけで、その距離まで縮んだつもりになられては困る。
担当者名が分からないときは、部署か担当者を宛先にする
部署全体なら「総務部 御中」、個人としての担当者へ送るなら「ご担当者様」と書ける。部署名が分かるなら併記し、必要な相手へ届く情報を省かない。
「青葉商事株式会社 採用ご担当者様」のように書ける。「各位」は複数の人へ呼び掛ける表現で、特定の一社への宛名に置き換える言葉ではない。
三井には後にあだ名もついたという。私は、長嶋が相手を見て呼び方を変えた点を評価する。ただし、誰でもあだ名をつければ巨人のベンチに近づけるわけではない。
名前を知らない相手を親しく呼ぶより、まず部署を確かめる方が先である。部下の名前を覚えていない上司に限って、呼び捨ての方が風通しがよいと言い出す。その風は、上司の机の周りしか回っていない。
返信用封筒の行・宛は、送り先に合う敬称へ直す
返信用封筒で自分が返す相手の宛名に行・宛と印刷されていれば、それを二重線で消し、組織には御中、個人には様を添えるのが一般的。個別の提出案内があれば優先する。
宛先そのものや必要な管理番号は消さない。書き直す前に、住所・部署・個人名を確認する。封筒の仕様や提出先の指示まで、敬称の慣習だけで変更する必要はない。
返信の紙面を整えるのはよい。だが、直した文字だけ丁寧で、送り返す中身は期限も添付物も違うのなら、礼を完成させたとは数えない。
長嶋の呼び方を真似るなら、相手の仕事を見るところまで含める必要がある。呼び名の省略だけ先に習得する上司に、巨人の話を便利に使ってほしくない。
送る前に会社名・部署・氏名を読み返す
敬称だけでなく、正式な会社名、部署、氏名の文字を相手の署名や案内で照合する。メールでも封筒でも、宛先の誤りは敬称を増やして補えない。
会社名を略してよいと指定されていなければ、正式名称を使う。名前の旧字体や表記の違いも、手元の確かな資料に合わせる。
若い担当者の一文字の誤りを叱る前に、自分がその担当者の名前を正しく呼んでいるかがある。役職だけで人を見ている者ほど、礼儀の採点だけは細かい。
もっとも、昔の巨人を語る場で長嶋を単なる元社員のように並べられるのは認めない。名簿の欄が同じ幅でも、残した仕事まで同じ幅に収まるものではない。
まとめ
御中は組織、様は個人。両方を重ねず、担当者不明なら部署やご担当者様を使う。送信・投函前には敬称と宛先の正式表記を一緒に確認する。
長嶋の呼び方は、先生から君付け、さらに近い呼び名へ変わっていったと三井は語る。その過程を省いて呼び捨てだけ継ぐなら、何を継いだのかを私は聞きたい。
宛名の様や御中は、届ける相手に合わせて使い分ければよい。ただ、文法が正しい宛名を作った管理職が、古参との距離まで正しく測ったと思うのは早い。役職を外した一行にも、外す側の勉強が残っている。
全員をさん付けにした部長には、先輩へは何を教わったかが分かる説明を別に付けてもらいたい。呼び名が同じでも、礼を尽くす順序まで同じとは限らない。短い宛名で済んだ分、その報告へ時間を使えばよい。
私は、名前を整えた紙より、その名を呼んでよい関係を先に見る。若い部長が用意した統一表に、昔の巨人を知る者の距離まで収める必要はない。
