Excelで二行にしたいのでEnterを押す。次のセルへ行った。慌てて空白をいくつも入れると、列を広げた途端に文章がばらばらになる。表に遠慮して、人間が行間を走っている。
私は、見栄えのための空白を大量に仕込むのは好きではない。文章を区切りたいのか、幅に合わせて見せたいのか。そこだけでも、別々の話にしておきたい。
Windows版Excelでセル内改行する方法
セルを編集状態にして、改行したい位置でAlt＋Enterを押す。
- 対象セルをダブルクリックするか、数式バーで文字列を編集する。
- 改行したい文字の位置にカーソルを置く。
- Altキーを押しながらEnterキーを押す。
- 入力を確定し、表示を確認する。
ここではWindows版Excelを対象にする。Mac版・モバイル版では操作が異なるため、その環境の案内を確認する。
Enterだけでは入力を確定する動きになる。キーが不親切なのではなく、こちらが別の仕事を頼んでいるのである。怒鳴ってもAltは勝手には押されない。
セル内改行と折り返し表示は違う
手動改行は区切り位置を入れる操作で、折り返しは列幅に応じて文字を複数行で表示する設定である。
列幅に合わせて全文を見せたい場合は、対象セルを選び、ホームタブの配置にある「折り返して全体を表示する」を使う。幅を変えると折り返し位置も変わる。住所の区切りなど、位置を指定して改行したい場合はAlt＋Enterが向く。
高橋由伸は、仁志敏久と中間へ上がる飛球を追う時、誰の球にするかの約束を語っている。単に先に声を出した者が捕るというだけでは、まだ迷いが残る。自分が声を出したら、自分で捕るという形にしたという。
同じ声を聞いていても、最後の担当まで同じように受け取ったとは限らなかったのである。私は、二つの働きを同じ一言で呼んで済ませる係には、この約束を作る前の違いから聞きたい。
表の中でも、幅で決まる折り返しと、人が決めた区切りは担当が違う。どちらにも同じ働きを期待するから、文字が境界線で遠慮し合うのである。
改行したのに見えないときの確認
折り返し設定と行の高さを確かめ、固定された高さや結合セルの影響を切り分ける。
- 行の境界を広げ、下の行が隠れていないか確認する。
- 通常のセルでは行の高さの自動調整も試す。
- 結合セルでは自動調整が期待どおり働かない場合があるため、結合を使わない配置や手動調整を検討する。
- 画面だけでなく印刷プレビューでも文字切れを確かめる。
見えないから同じ文章を下のセルにもう一度入れる人がいる。情報が増えたのではない。管理する場所が増えただけだ。まず隠れている分を見せればよい。
一覧データに改行を入れすぎない
人が読む説明欄と、集計・検索に使う項目を分けて設計する。
氏名と電話番号を一つのセルに改行で詰めるより、別の列に分けた方が並べ替えや抽出が扱いやすい。外部システムへの取り込みでは改行の扱いが異なるため、出力先の仕様を確認する。見た目を整える空白の連打も避ける。
私は、一つの枠に何でも収まることを器用だとは思わない。投手も捕手も一人の名前で登録すれば名簿は短くなるが、試合は始まらない。セルが一つ空くぐらい、惜しむほどのことではない。
まとめ
セル内で位置を指定して改行するならWindows版はAlt＋Enter。幅に合わせる折り返しと、行の高さも分けて確認する。
高橋と仁志の中間飛球は、声が出たから済むという話ではなかった。誰が声を出し、誰が捕るかまで残した。私は、画面の中で文字が二行になったことだけを見て、その区切りの仕事まで全部終わったとは考えない。
改行と折り返しは、それぞれの機能で扱えばよい。ただ、文章を区切る位置を変えた係が、前に書いた者の言い分まで区切り直す必要はない。読みやすくなったという評価と、説明を省く権利は一緒に渡していない。
古い担当者の一文が長いのなら、まずどこまで一続きの用件なのかを聞く。表の幅をそろえる都合で、その途中を勝手に切ることには賛成しない。機械が自動で折り返した所へ、判断の境目まで置けるわけではない。
入力する若い者は、必要な場所で短く分けてよい。元の説明を教えた先輩の話は、上司が続きを聞く。一つのセルへ収められなかった時間を、私は余計な仕事には数えない。
