チャットに「お疲れさまです」と届く。返事をすると、「今よろしいでしょうか」と続く。よいと答えたところで、初めて用件が出てくる。電話を使わなくなったのに、受話器を持って待っている時間だけが残った。
私は、挨拶を軽く見るつもりはない。ただ、用件を知らせないまま相手を待機させることまで、礼儀と呼ぶ必要はないと思う。短い文章にも、何を省いたのかという違いがある。
チャットの挨拶は、用件と一緒に短く書ける
日常の社内連絡では、短い挨拶と用件を一度に送り、挨拶だけで返事を待たない方法がある。初めて連絡する相手や社外の人には、名乗りと背景も添える。丁寧さの基準は組織や相手との関係で異なるため、メールの定型句を全部省くことが共通の義務ではない。
たとえば「お疲れさまです。来週の研修資料について、参加人数の欄を確認したいです。今日の15時までに返信できそうでしょうか」と書けば、相手は用件と予定を一緒に見られる。これは架空の例であり、勝手に相手の回答時刻を決める文ではない。
二〇一九年の巨人で、原辰徳が丸佳浩の本塁打を両手の輪で迎える姿を見て、私は、監督まで一緒に騒げばよいとは考えなかった。喜ぶこと自体と、監督がどんな姿で迎えるかは別である。皆が同じ形をすれば、同じ気持ちになったことになるのか。
会社でも、全員が同じ絵を付けているからよい職場だと言う上司がいる。私は、その絵を外したあとに何が残るかを見たい。もっとも、昔の巨人で誰がどう迎えたかという話なら、形の違いまで聞く価値がある。毎朝のお疲れさまの回数と同じ欄へ入れる必要はない。
連投する前に、依頼・対象・期限をまとめる
一つの用件は、何について、何を頼みたいか、いつまでに必要かが分かる単位でまとめる。長くなる場合は改行や箇条書きを使い、別の話題は分ける。後から大切な条件を足すときは、追加・訂正したことが分かる形で知らせる。
| 伝える項目 | 架空の記入例 |
|---|---|
| 対象と依頼 | 6月研修の案内文について、集合場所の確認をお願いします。 |
| 確認してほしい場所 | 共有資料の2ページ目、会場案内の欄です。 |
| 必要な時期 | 明日12時までを希望しています。難しい場合は見込みを教えていただけますか。 |
| 補足 | 資料は社内の共有先にあります。関係者だけが見られる場所で送ります。 |
短い文を五回送れば、簡潔な説明を五回したことになるわけではない。見る側は、そのたびに何が増えたのかを読み直す。私は、長文を嫌う上司が、自分の細切れの連絡だけは負担に数えないところが気になる。
西武の若い秋山幸二が、初めから打てたわけではない。長池徳士コーチがつきっきりで打撃を教え、二人で練習を重ねた。私は、そのころの指導を覚えている。言葉を伝えたという記録を残せば、コーチの仕事が終わるわけではなかった。
同じ西武で、必勝法と必敗法を選手へ覚えさせ、名指しで答えさせることもあった。ただし、田淵幸一には先に当てる場所と答えを伝えておいた。若い者と同じ条件にして、ベテランの面目を潰せばよいという話ではない。
会社のチャットも、全員へ同じ長さ、同じ返事を求めれば公平だと思うのは浅い。若い者の用件は一通にまとめればよい。昔から教えてきた者の説明は、最初の一通だけで理解したことにしない。その言葉が出てくるまでに、誰がどれだけ教えていたかが違うのである。
上司の説明を短くするのはよい。しかし、長く関わった指導まで同じ長さへ切ることには賛成しない。若い者の依頼は一通で分かるようにする。教えた側の経緯は、分かったつもりの一通で終わらせない。長く教えてきた者に、その程度の違いがあるのは当然である。
返信はスタンプだけでよい？受領と承認を分ける
受け取った合図なら、合意したリアクションだけで済む場合がある。一方、可否の判断、期限の回答、修正内容などが必要なときは文章で答える。「見た」「了解した」「承認した」を同じ意味にしない。既読やリアクションが何を示すかは、使うツールとチームの運用によって違う。
- 単なる共有への受領確認：運用上の合意があれば、リアクションで済むことがある。
- 日時への参加可否：「参加できます」「その時刻は難しいです」と答える。
- 作業の依頼：「対応します。完了は明日午前の見込みです」など、必要な条件を添える。
- 承認が必要な案件：職場で定めた承認方法を使い、曖昧な合図で代用しない。
親指が一つ付いている。これで引き受けたのか、読んだのか、よい提案だと思っただけなのか。意味を合わせないまま、返事はしたはずだと話し合う。手軽になったのは、手を動かす方だけかもしれない。
原の迎え方へ私が首をかしげたのも、同じ形で喜べば監督の仕事が済むとは考えなかったからである。返事を同じ絵へそろえても、上司が何を教えたかまではそろわない。長池の指導を受け取った印と、長池が見てよいと判断したことを、一つの親指で済ませられては困る。
メンション・スレッド・勤務時間外の連絡はどう使い分けるか
呼びかける相手と共有範囲を選び、同じ話題はスレッドなどでまとめる。全員向け通知や勤務時間外の即時返信を当然とせず、急ぎの連絡方法は別に決めておく。機密情報は許可された共有先で扱う。スレッドの通知や予約送信の有無は製品・設定で異なる。
Slackでは、特定のメッセージへの返信をスレッドへまとめられる。一方、スレッドへ書けば必要な全員が必ず気づく、とは限らない。機能の名前を覚えたことと、伝わった範囲を知っていることも別である。
端末の通知を減らす操作は、大事な連絡を残してスマホ通知を減らす方法で扱っている。いつ報告すべきかが決まらない場合は、報連相のタイミングの問題になる。チャットの作法を増やすだけで、判断する相手まで決まるわけではない。
私は、先輩の説明を短くまとめる担当者には、その要約を先輩本人へ読んでもらいたい。まだ足りないと言われたら、元の説明へ戻る。部下の通知を減らすために、上司が先輩の説明を何度も読むことになっても構わない。読む側の都合で、教えた年数まで省く必要はないのである。
まとめ：短くするのは儀礼であって、必要な答えではない
挨拶と用件をまとめ、依頼・対象・期限を示す。受領の合図と判断の回答を分け、呼びかける相手や返信を求める時間も職場で合わせる。
秋山には長池がつきっきりで教えた。一方、田淵に皆の前で答えさせるときには、先に答えを渡して面目を守った。相手が違えば、同じ言葉でも渡す順序は変わる。全員へ一度に送れば済むとは考えなかった。
会社のチャットで、若い者の用件を短くすることには私も賛成である。ただ、その若い者を教えてきた先輩の説明まで、同じ短さで返してもらう必要はない。教わった側の都合で、教えた側の経緯を切ってしまうから、何が残っていないかも分からなくなる。
先輩の長い説明を要約したという上司には、その要約で足りるかどうか、まず先輩へ聞いてもらう。足りないと言われたら読み直す。説明が増えたなら、その分も読む。
若い者の通知を減らした時間を、上司が昔の教えを読むために使う。私は、それでよいと思っている。全員が同じ速さで返事をすることまで、効率化の成果に加える必要はない。
返事に時間がかかっても、先輩がまだ伝えることを残しているなら、上司の受信は終わっていない。既読を付ける場所より、いつ読み終わったことにしてよいかを、先に教え直すことである。
