文章の間が広すぎるので、空行を消す。すると今度は窮屈になる。行間を直していたはずが、文字まで一緒に消し始める。
私は、文書の見た目を整えることを無駄とは思わない。ただ、文章の切れ目と紙の上の隙間を混同すると、手直しのたびに中身まで引っ越すことになる。
行間と段落前後の余白は、別の設定である
同じ段落の行と行の間は「行間」、段落同士の間は「段落前・段落後」で調整する。
一行ごとに広いなら行間、段落が変わる所だけ広いなら前後の余白をまず見る。Windows版Wordでは、直したい段落を選び、「ホーム」→「行と段落の間隔」→「行間オプション」で設定を確認できる。版やOSで表示名は異なる。
隙間があるというだけで、全部詰めてしまう人がいる。余白を見つけると仕事が余っていると思う上司に、どこか似ている。
巨人の三遊間にも、守る範囲があった。間を空けることと、誰も守らないことは違う。文書でも、その区別は残しておきたい。
まず一段落だけで設定を試す
対象を絞って行間や段落前後を変え、意図した部分だけ直るか確認する。
文書全体を変える前に、本文の一段落で試す。行間は1行・1.5行などを比べ、段落前後は必要な余白に合わせる。社内書式や提出様式がある文書は、その指定を優先する。既定値の変更は、今回の文書だけ直す操作とは分けて考える。
私は設定を触るたびに全部を選ぶ手つきが気になる。全体を一度に変えたほうが速いのは、全体が同じ条件のときだけである。見出しと注記まで、本文の号令で動かす必要はない。
松井秀喜は、長嶋茂雄が一振りずつ音の出る場所まで確かめていたと語った。最初は分からなかったが、教わるうちに自分でも欲しい音が分かり、自宅でもそれを求められるようになったという。見た目の回数ではなく、同じ基準へ戻れるようになる過程があった。
私は、行間の数字を一つ知った部長に、昔の説明のどの間も同じにしてよいとは任せない。文字の間を直したことと、話す者の間を量れることは別である。古参が考えて黙る一行分まで、余白として詰められては困る。
固定値で詰めすぎず、文字や図の欠けを確かめる
固定の行間は便利だが、文字の大きさや図によっては窮屈になるため、表示と印刷を確認する。
固定値は行間をポイント単位で決める設定。大きな文字や行内の画像がある段落では、必要な高さが違う。単に数値を小さくするのではなく、「最小値」などの選択肢も含めて見直す。一つの数値が全種類の文書で最適というわけではない。
私は整列にはうるさいほうだが、頭が切れた文字まで揃っているのを見て、よくできたとは言わない。型を守ることと、中身を型へ押し潰すことは別である。
見た目が揃った瞬間に安心して、読めなくなった箇所を見落とす。文書に限らず、こういう完成の早さは困る。
空行で位置を合わせず、最後に全体を見る
段落設定を整えた後、見出し・表・改ページまで確認し、空行の追加だけで位置を固定しない。
Enterを重ねて空間を作ると、追記で位置が動きやすい。まず段落前後の余白で整え、印刷プレビューやPDF出力でページの切れ方を見る。変更前の版も残しておけば、全体への影響が大きかった場合に戻して比べられる。
一行書き足しただけで、後ろの全ページが騒ぎ出す文書がある。前の担当者が丁寧に並べた空白が、次の担当者への宿題になっている。
私は、見えない所に気を配った仕事が好きだ。もっとも、その見えない工夫を説明するために一時間会議を開くなら、余白はまだ整理されていない。
まとめ
行間と段落前後を分け、選んだ範囲で試し、文字や改ページを確かめながら整える。
松井は、長嶋から一振りずつ確かめられた基準を、自分でも求められるようになった。私は、設定の数値を覚えた管理職が、何を見て確かめるかまで同時に覚えたとは数えない。
Wordの行間は、段落前後の余白や文書の条件と分けて整えればよい。ただ、間が空いているから無駄だとする部長へ、昔の指導者の説明まで同じ詰め方で直してもらう必要はない。
若い者の用件は一行でも、古参が一度言葉を置く間には、先に見てきた場面がある。それを文書の空白と同じにするなら、部長の理解の方へまだ余白がある。そちらを先に埋めてもらいたい。
紙の行はそろえても、教えてきた年月まではそろわない。私は、ページ数が減った日を、その部長が昔の巨人を理解した日へ兼用するつもりはない。
